Czy mogę wrzucić w koszty gadżety reklamowe?

Przedsiębiorca, który chce odnosić sukcesy (czyli tak naprawdę każdy), musi liczyć się z wydatkami na reklamę i promocję. Choć niektóre branże wymagają mniej intensywnych działań marketingowych, to jednak całkowity ich brak prędzej czy później doprowadzi do odpływu klientów, przy jednoczesnym braku nowych. Jedną z milszych form zdobywania sympatii jest ofiarowywanie drobnych upominków. Bez gadżetów reklamowych nie mogą odbyć się żadne targi, w dobrym guście jest też wręczanie prezentów klientom z okazji świąt czy jubileuszu ich działalności. Gratisy bywają także formą budowania dłuższych relacji i wierności konsumenckiej – zwłaszcza jeśli są wręczane do każdego n-tego zamówienia czy też do zakupów przekraczających określoną kwotę. Dosyć naturalnym jest więc pytanie o możliwość odliczenia kosztów, generowanych przez zakup gadżetów reklamowych, od podatku. Czy takie postępowanie jest zgodne z prawem? W jakich okolicznościach księgowa zgłosi uzasadnione obiekcje? Sprawdź, kiedy gadżet reklamowy jest kosztem a kiedy nie może być postrzegany w ten sposób.

Koszty uzyskania przychodu – wiele, ale nie wszystko

Niektórzy przedsiębiorcy mają wręcz manię sklasyfikowania wszystkich swoich wydatków jako kosztów uzyskania przychodu. Na biurko księgowej trafia zatem zarówno faktura za materiały biurowe i dostęp do specjalistycznego oprogramowania, jak i faktury z hotelów i restauracji, ze sklepów odzieżowych czy z klubów fitness. Rzetelna księgowa od razu poinformuje, które z tych wydatków nie są kosztem uzyskania przychodu. Nie brakuje jednak niestety tzw. „kreatywnych” biur, które będą się starały maksymalnie wykorzystywać luki prawne i szarą strefę księgowości. Ostatecznie gdy dojdzie do kontroli i fiskus dopatrzy się nieprawidłowości, winą zostanie jednak obarczony przedsiębiorca, a nie biuro rachunkowe. Naprawdę warto uważać.

Katalog kosztów uzyskania przychodu jest naprawdę obszerny. Znajduje się w nim ponad 50 kategorii surowców, produktów i usług, bez których prowadzenie tego czy innego biznesu nie byłoby możliwe. Wśród nich ważne miejsce zajmują wydatki reklamowe – i to właśnie miejsce na gadżety. Czy jednak każdy upominek wręczony klientowi będzie automatycznie kosztem uzyskania przychodu?

Gadżet reklamowy – czyli co?

Już sama definicja gadżetu jest mocno niejednorodna. Najczęściej określa się go jako drobny przedmiot przekazywany dobrowolnie i nieodpłatnie w ramach działań reklamowych. Istotnym jest również fakt, iż taki gadżet powinien prezentować logo firmy – to dzięki temu dowolny przedmiot, od długopisu po luksusową elektronikę, staje się upominkiem o charakterze reklamowym.

A jednak gadżet gadżetowi nierówny. Ponieważ coraz więcej firm decyduje się na uwzględnienie tego typu artykułów w swoich kampaniach marketingowych, powstała konieczność nieco konkretniejszego sformułowania warunków, pod jakimi ten czy inny przedmiot może być postrzegany jako gadżet reklamowy (i tym samym podlegać odliczeniu od kosztów prowadzenia działalności).

Gadżet reklamowy to zatem artykuł, który spełnia łącznie następujące przesłanki:

• logo firmy: za gadżet reklamowy można uznać tylko ten prezent dla klienta, który przywodzi mu na myśl firmę, od której dany podarunek otrzymał; ze względu na specyfikę ofiarowywanych przedmiotów, logo może znajdować się na samym artykule (np. na długopisie, na kubku, na notesie), jak również na opakowaniu (np. na kartoniku, w który zapakowano ozdobną apaszkę lub zestaw świec zapachowych);
• adekwatność do działalności przedsiębiorstwa: to prawdopodobnie najbardziej rozmyte z wymienionych kryteriów. Teoretycznie zgodnie z nim każda firma powinna rozdawać gadżety związane ze swoją branżą – np. mechanik samochodowy mógłby ofiarować klientowi zapach do auta a fryzjer – kosmetyk do pielęgnacji włosów. W praktyce zasada ta nie jest zbyt rygorystycznie przestrzegana – wśród gadżetów reklamowych w każdej branży królują kubki, długopisy, notesy i inne akcesoria użytku ogólnego. Wybierając taki gadżet nie musisz obawiać się sankcji ze strony fiskusa;
• uzasadniony cel zakupu: każdy z gadżetów odgrywa określoną rolę. Jedne rozdajemy w czasie targów, dni otwartych czy konferencji. Inne dołączamy do zamówień spełniających określone kryteria. Jeszcze inne kupujemy z myślą o konkretnym kliencie i dokonujemy ich personalizacji. Ważne, aby informacja o wykorzystaniu gadżetów znalazła się w opisie faktury;
• cena: choć żadna ustawa nie precyzuje kosztu, powyżej którego jakiś artykuł przestaje być gadżetem reklamowym, to jednak obowiązuje sformułowanie, że ma to być przedmiot „drobny”. Jedyna dostępna interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej z 2021 r. podaje kwotę do 100 zł, ale wiele firm decyduje się na droższe upominki, zwłaszcza dla ważnych klientów.

A co z dużymi i drogimi prezentami, za pomocą których chcemy wyrazić wdzięczność kluczowym kontrahentom? Tych niestety nie będzie już można odliczyć od kosztów uzyskania przychodu, ponieważ zgodnie z prawem stanowią koszty reprezentacji, służące wywarciu dobrego wrażenia.